Fiche technique n°9 - Suivi et pilotage d'un projet de solidarité internationale

Bien souvent le montage du projet, les demandes financières sont des étapes dans lesquelles on consacre beaucoup d’énergie au détriment du suivi régulier du projet.

Faire le suivi d’un projet apparaît comme une évidence. Toutefois, piloter un projet de solidarité internationale peut se révéler complexe du fait de la distance qui sépare les partenaires. Comment suivre efficacement un projet, s’assurer de son bon déroulé quand les actions se passent à plus de 3 000 kilomètres d’ici ?
A quoi sert le pilotage / suivi du projet ?

1/ Dans un premier temps, cela vous permet de vérifier que les actions menées sont conformes aux prévisions

Exemple : Le nombre de latrines construites est-il conforme à ce qui était programmé ? Les coûts de construction sont-ils conformes au devis ? La maintenance est-elle correctement assurée (carnet de suivi) ?

2/ Si des écarts trop importants sont observés par rapport aux objectifs initiaux : interrogez-vous sur les causes de cet écart et trouvez les solutions pour réajuster le projet
Exemple : un volet de votre projet prévoit de dispenser dix séances de formation sur le VIH-Sida sur trois mois aux jeunes filles. Au bout du premier mois, vous constatez qu’une seule séance a été réalisée. Les causes peuvent être liées au nombre insuffisant de formateurs, aux horaires inadaptés aux disponibilités des femmes, à la trop grande complexité des modules dispensés… 
 

3/ En pilotant le projet, vous complétez votre étude du milieu
Exemple : meilleure connaissance sur le système hydraulique, sur la place des femmes dans la gestion des coopératives…

4/ Le suivi du projet est essentiel à l’évaluation finale du projet : c’est un moyen de réunir les éléments déterminants pour cette étude. Sans une analyse pertinente des actions et des résultats attendus, il n’y aura pas d’évaluation finale. 

5/ Le suivi participe à la transparence de votre projet : vous êtes en capacité (indicateurs à l’appui) de communiquer sur les réalisations, les perspectives en interne ainsi qu’auprès de vos partenaires.

Qui fait le suivi du projet ?

On a bien trop souvent tendance à confier la tâche de suivi du projet aux opérateurs du Nord : les bailleurs de fonds exigent un retour d’informations et souhaitent s’assurer que les fonds alloués sont correctement utilisés. Les acteurs du suivi sont ici mais aussi là-bas. Le suivi est un outil au service du partenariat et vise à se donner un langage de travail commun afin de suivre le degré d’avancement du projet. 
 

Quels sont les outils de suivi d’un projet ?

Il convient de mettre sur pied un dispositif de suivi c'est-à-dire une méthodologie simple, adaptée, non contraignante, afin de piloter en continu les activités et de réorienter votre intervention si nécessaire.
Plusieurs outils peuvent être pertinents pour suivre une action, il n’existe pas de règle universelle. Chaque acteur définit les instruments avec lesquels il est à l’aise et qu’il utilise sans difficulté.
 

Comment construire un dispositif de suivi ?

Etape n°1 : Définir des indicateurs pour chaque activité

Un indicateur est un moyen de mesurer de manière objective l’impact et les résultats de votre projet. Un indicateur peut prendre la forme d’un chiffre (on parlera alors d’indicateur quantitatif) ou d’un état (indicateur qualitatif).
 

Exemples d’indicateurs possibles pour un projet d’appui (renforcement de capacité) dans un service de santé (hôpital public) au Cameroun :

• Critère technique : nombre de pannes techniques du matériel, nombre de séance de formations dispensées pour le personnel…
• Critère économique : salaires des employés…
• Critère social : nombre de malades pris en charge, durée de la prise en charge…
• Critère organisationnel : mise en place d’un niveau hiérarchique, respect du règlement intérieur, nombre de réunion...

Une activité peut être analysée sous plusieurs angles : un indicateur vous permettra de mettre l’accent sur tel ou tel aspect. A vous de définir quelles sont vos priorités.

Etape n°2 : Construire son outil de pilotage
 

Voici un modèle de gestion-suivi très simple. Vous pouvez décliner toutes les activités relatives à votre projet. Ce document vous servira de canevas.
 

Un exemple d’outil de gestion du temps : le chronogramme
 

Ce schéma basique fait allusion au projet dans son ensemble. Pour le suivi, il est conseillé de décomposer au maximum une activité de votre projet et de procéder à un listing régulier (hebdomadaire dans l’idéal) des sous-tâches à réaliser.
Vous pouvez aussi vous appuyer sur le rétro-planning, outil qui permet de gérer son temps à rebours. Il suffit de désigner une date limite pour une tâche (exemple : fin des travaux le 14 octobre 2011) et de les classer par ordre chronologique par la suite. 
Nota bene : les frais de suivi et d’évaluation de votre projet gênèrent des coûts qu’il convient de prendre en compte dans le projet. Il est toutefois important de se renseigner avant de valoriser ces dépenses : tous les bailleurs de fond ne les prennent pas en charge. 
 

Etape n°3 : Réaliser une mission de terrain

Partir sur le terrain n’est pas réservé à la phase de suivi du projet. Vous êtes nombreux à réaliser des missions techniques au début du projet (phase de diagnostic, de faisabilité et de définition de la stratégie d’intervention) ou en fin de projet (évaluation).

Trois principes à retenir pour une mission réussie :

1/ Préparez votre mission

• Quels sont les objectifs et les résultats attendus ?
• Quels sont les moyens de collectes d’informations ?
• Qui doit-on rencontrer ?
• Quelle implication de votre partenaire sur cette mission ?

Les réponses à ces questions sont contenues dans un document appelés les termes de référence

2/ Prenez votre temps

Travailler avec un partenaire étranger suppose de respecter des règles liées à l’interculturel. La vision occidentale de la gestion de projet n’est pas la même partout et peut être mal acceptée dans des cultures où la notion de temps est complètement différente.

3/ Rendez compte de votre mission

Le compte-rendu de mission est un véritable outil de gestion de projet. Outre l’importance de donner le même niveau d’information aux parties prenantes du projet, il s’agit surtout d’un document utile aux recommandations et perspectives du projet.