Fiche technique n°6 - Financements - De la stratégie à l'élaboration du budget

Définir un budget de cofinancement

La construction de votre budget repose sur deux principes simples :

• l’utilisation optimale de vos ressources (matérielles, financières, humaines, etc.),
• l’équilibre des recettes et des dépenses, et si possible, la supériorité des recettes sur les dépenses pour élargir vos possibilités d’action.

Estimez objectivement vos besoins afin de ne pas minimiser le coût de votre projet au départ. Mieux vaut un plan de financement qui détaille et prévoit tous les postes de dépenses dès le départ, quitte à paraître ambitieux, plutôt qu’une estimation trop légère qui risque de remettre en cause le projet par la suite.
Dans le cadre d’une association, il est préférable de ne pas mêler le budget de fonctionnement courant et les comptes de chaque nouveau projet. Cela vous donnera une vision plus claire de l’affectation des dépenses et facilitera les calculs fiscaux le cas échéant.
Certains bailleurs imposent un format de budget comme par exemple le PRA-OSIM (Programme d’appui aux organisations de solidarité internationale issue de l’immigration). Dans ce cas, bien sûr, il faut s’y conformer à la lettre.

Elaborer un budget prévisionnel

L'élaboration du budget prévisionnel peut se faire en trois étapes :
 

A/ Etablir la liste des dépenses de projet et les chiffrer

Exemple : Installation d’un système d’assainissement dans un village de 10 000 m². Tous les éléments chiffrés sont totalement fictifs.
 

 
*I l est conseillé d’estimer les divers et imprévus à hauteur de 5% du budget total
° Prévoir éventuellement 10 % du total obtenu en frais de gestion

Pour un projet de coopération au développement, environ 75-80% du budget doit réellement être affecté au projet de développement là-bas, d’où l’intérêt de la colonne pourcentage. Cette proportion diminue s’il s’agit d’un projet de type « échange de jeunes ».

B/ Classer les dépenses

On distingue trois grands types de dépenses :

1. Les dépenses d’investissement sont toutes les dépenses qui augmentent la valeur d’un bien ou sa durée d’utilisation : frais liés à la construction d’édifices durables,  gros travaux de remise en état de bâtiments, matériel informatique et logiciels neufs, matériel agricole, équipement mobilier, matériel médical dont le coût unitaire est supérieur à 500 €...
2. Les dépenses de fonctionnement sont les dépenses liées à la mise en œuvre du projet : frais de transport (fret, billet d’avion et autres transports en commun), hébergement, nourriture, abonnements, factures d’électricités, d’eau, de téléphone, petit matériel de bureau (cahiers, stylos), renouvellement de licences informatiques, nouvelles versions de logiciels précédemment acquis ; abondement de fonds documentaires déjà existants, charges de personnel, location de petit matériel de communication, de matériel pédagogique ou de formation, prestations extérieures pour des formations ou du suivi de projet…
3. Les dépenses valorisées sont des dépenses qui ne peuvent être justifiées par le porteur de projet par une facture acquittée à son nom : dons, apports en nature et mise à disposition de loca, bénévolat, salaires et coûts liés aux missions des agents publics. Elles doivent apparaître pour le même montant dans la colonne des rescettes.

C/ Prévoir les ressources et les équilibrer

Il faut être réaliste dans les recettes et s’assurer que : total des dépenses = total des recettes.
L’élaboration du budget doit être effectuée conjointement avec son partenaire du Sud.

• Dès la conception du projet, il est important de préparer la capacité de prise en charge de l’action à terme par les bénéficiaires. Une activité permettant de faire face aux dépenses de maintenance peut contribuer à la continuité du projet et peut permettre cette implication.
  

  Attention, nous avons dit maintenance ? Ce sont les frais de réhabilitation et de remise en état de bâtiments, d’entretien du matériel investi. La maintenance est une charge récurrente dont il est important de prévoir la couverture à terme pour assurer la viabilité financière du projet.

•  
• Ne pas établir un budget-recettes s’appuyant très fortement sur du « en cours » au détriment du « acquis ». En fonction des contacts, n’inscrire « en cours » que pour des sommes en corrélation avec ce qui est réellement espéré.
• Veiller au suivi des demandes, quitte à réactualiser en cours de route le budget prévisionnel.
• Envoyer aux organismes sollicités, les attestations d’engagement (notifications précisant le montant attribué à la structure pour tel projet) des autres partenaires au fur-et-à-mesure de leur obtention.

Présenter le budget prévisionnelTous les montants sont exprimés en euros, nombres entiers si possible.

Voici un exemple de budget correspondant au cas concret présenté dans les fiches n°4 et n°5 (cadre logique). Le budget ci-dessous est rédigé en euros.
 

Un dossier type pour accompagner votre demande de financement

Il n'y a pas de présentation universelle ; chaque financeur peut exiger ou pas un canevas précis. Toutefois si aucune trame n’est proposée, référez-vous aux rubriques suivantes :

Ils sont de trois types : humains, techniques et financiers : quelle ressource humaine est prévue ? Locale, expatriée ? Bénévole ? Volontaire ? Quelles seront les réalisations techniques ? La méthodologie de mise en œuvre ? Le matériel ?... Quels coûts ? Estimations selon quels critères ? (Il s'agira de généralités car les chiffres seront détaillés dans la partie financière) ?…

On y montrera que le projet est viable à long terme, en argumentant sur les aspects techniques, socioculturel et financier. Comment les acteurs locaux se l'approprieront-ils ? Quelles garanties de viabilité financière ?...  C'est ici qu'intervient la notion d'après-projet : comment l'action menée sera-t-elle perpétuée ?

 - Le budget : sous forme de tableaux annuels les plus complets possibles (en expliquant toutes les bases de calcul) Ex : coût d'un bâtiment au m², bases salariales utilisées, détail des coûts d'évaluation…
- Le plan de trésorerie prévisionnel peut permettre de présenter comment progressivement la structure mise en place sera (auto)financée.

Ne pas tomber dans le piège du fourre-tout ! On y fait apparaître, en prenant soin de bien les indexer : documents de construction du projet (enquêtes, cadre logique…), document attestant de la réalité de la demande locale et des besoins,  lettres officielles (autorisations, soutiens du maire…), conventions, protocoles ou attestations, plans de bâtiments ou d'aménagement, statuts /rapports moraux et financiers de l’association…

1. La page de garde : le nom de votre association/titre du projet/ le lieu d'intervention (pays / région / ville).
2. La fiche présentation : titre, durée, noms et adresses de l’association et de ses partenaires, mots-clés, montant total du budget. Une carte géographique sera souvent placée en début de document.
3. Le résumé
4. Les objectifs (Cf. fiche n°5 - Cadre logique)
5. Le contexte : géographique, administratif, social, économique
6. Historique de l'action : quelles sont les « racines » du projet ?.
7. Partenaires : sur quelles ressources seront-ils affectés au projet ? quelles seront leurs missions ? Quelles structures ont été consultées ou impliquées durant la conception du projet ? Quel est rôle des populations locales ?...
8. Descriptif de l'action : en étant vigilant que les activités soient en cohérence avec les objectifs
9. Planning des activités (calendrier : cf.fiche n°5)
10. Les moyens
11. La faisabilité
12. L'évaluation (cf. fiche n°10 – l’évaluation)
13. Les éléments financiers
14. Les annexes